Dokumenten Management bezeichnet generell die Verwaltung von elektronisch erfassten Dokumenten mithilfe einer Datenbank. In Unternehmen treffen tagtäglich unzählige Briefe, Faxe und auch E-Mails ein. Aufgrund der Anzahl und der Verschiedenheit der Informationen ist eine Ablage in physikalischen Ordnern längst nicht mehr wirtschaftlich.

Dokumenten Management Systeme bestehen aus einer Kombination von Hard- und Software, die Hand in Hand miteinander arbeiten muss. Die Hardware besteht aus einem Dokumentenscanner, welcher Informationen auf einem Schriftstück wie Brief oder Fax erfasst, digitalisiert und in elektronischer Form abspeichert. Je nach Umfang der anfallenden Menge an Papierdokumenten gibt es Scanner, welche 100 oder mehr als 3000 Dokumente erfassen können. Modular aufgebaute Systeme lassen eine Art Fließband entstehen, hintereinander geschaltete Laser Optiken erfassen unterschiedliche Abschnitte und Informationen eines Dokuments, während dieses auf der Scanner Straße weiter transportiert wird. Am Ende können Sortierer verbaut sein, welche die eingelesenen Dokumente nach zuvor festgelegten Kriterien sortieren und stapeln.

In der Scanner Software wird eingestellt, wie diese den Scan-Prozess abarbeiten soll. Der Durchsatz der Dokumente pro Zeit ist einstellbar, und welche Informationen auf dem Dokument von den Laseroptiken zu erfassen sind.

Die einmal auf diese Art digitalisierten Dokumente können per EDV weiter bearbeitet werden. So ist es beispielsweise möglich, einem Dokument Aktenkennzeichen, Anmerkungen des Sachbearbeiters oder definierte Suchbegriffe mitzugeben. Dieser Vorgang wird als Indexierung bezeichnet und hat das Ziel, in der Datenbank gespeicherte Dokumente wieder finden zu können.

Komplexe Dokumenten Management Systeme kommen zum Beispiel bei der Post zum Einsatz. Dort werden Adressen von Briefen gescannt und diese anhand der adressierten Postleitzahl sortiert. Nicht lesbare oder nicht eindeutige Adressen werden innerhalb von Sekundenbruchteilen ermittelt und aussortiert.

Mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) kann aber auch ein Datenbanksystem gemeint sein, welches eine Zusammenstellung von Dokumenten aus verschiedenen Einzelkomponenten wie Bildern und Textbausteinen ermöglicht. Diese Systeme verwalten verschiedene Versionsstände von Texten, wie auch verschiedene Sprachversionen dieser Texte. Außerdem kontrollieren sie den Zugriff auf Dokumente derart, dass immer nur ein Redakteur zur gleichen Zeit an einem Text arbeitet.